Rådgivning

Et typisk forløb kan opdeles i tre faser, "Forståelse", "Design" og "implementering", nedenfor kan du se faserne beskrevet. Træder gerne til i hver af faserne og hjælper og man forpligter sig ikke til noget.

Fase 1: Forsåelse af kerneforretning og mål

Mål: Skabe klarhed over reelle forretningsbehov og prioritere krav

Aktiviteter:

1. Indledende ledelsesmøde
   

• Dialog om ledelsesmæssige visioner og ønskede resultater
  
• Afdækning af nuværende udfordringer og forretningsmål
  

2. Medarbejderinterviews
   

• Gennemgang af daglige arbejdsgange og processer
  
• Identifikation af udfordringer og frustrationer
  
• Vejledning gennem funktionsområder baseret på erfaring fra tidligere projekter
  
• Fokus på realistiske forbedringer frem for ønskebrønd
  

3. Dokumentudarbejdelse

• Renskrivning og strukturering af noter fra interviews
• Klassificering af funktioner som Krav, Behov og Ønske
• Vurdering af standardfunktioner vs. potentielt særligefunktioner

4. Ledelsesgennemgang

• Præsentation af fund og anbefalinger
• Prioritering og oprensning i kravliste sammen med ledelsen

Udfordringer:

• Vanskeligt at skelne mellem normale og særlige krav uden kendskab til andre systemer og virksomheder
• Risiko for at vælge løsninger baseret på "smarte" funktioner frem for forretningskritiske behov
• Balancering mellem medarbejderbehov og forretningsmæssige prioriteter0

Resultat: Kravspecifikation i listeform, baseret på arbejdsgange (ikke systemer) der fungerer som:

• Grundlag for design af løsningsarkitektur
• Tjekliste gennem implementering
• Fokusværktøj der forhindrer investering i "flashy" nice-to-have funktioner

Fase 2: Afdækning af løsningsarkitekturer og økonomi

Mål: Identificere optimale systemkombinationer og deres økonomiske konsekvenser

Aktiviteter:

1. Analyse af funktionsfordeling mellem systemer

• Afsøge markedet for tilgængelige løsninger og hvor de matcher kravspecifikation
• Finde alternativer eller komplimenterende løsninger, så kravspecifikationer er opfyldt samlet set:
  • Eksempel: Økonomi med projektstyring + separat tidsstyringssystem vs. simpel økonomistyring + projektstyringssystem med indbygget tidsstyring
• Designe grove udkast til arbejdsgange i de forskellige kombinationer

2. Leverandørmøder, økonomiberegning og forhandlinger

• Gennemgang af priser og indgåelse af aftaler
• Afklaring af leverandørernes reelle kompetenceområder
• Dokumentation af samlede implementerings- og driftsudgifter

3. Ledelsesbeslutning

• Gennemgå fordele og ulemper ved de enkelte forslag
• Anbefaling til hvilken løsning vi skal vælge

Udfordringer:

• Kompleks beslutningsproces da funktioner kan placeres forskellige steder
• Leverandører oversælger ofte deres kapaciteter, hvilket skaber problemer ved implementering og support
• Risiko for at vælge "alt-i-et" platforme der optimerer ingen processer ordentligt

Resultat: Præsentation over mulige kombinationer med fordele, ulemper og økonomi for hver løsning, så ledelsen kan træffe en endelig beslutning

Fase 3: Forandringsledelse, implementering og go-live support

Mål: Sikre succesfuld overgang til nye systemer med minimal disruption

Aktiviteter:

1. Teknisk implementering

• Datakonvertering
• Systemkonfigurering og test
• Oversætte forretningskrav til tekniskekrav

2. Medarbejderimplementering

• Præsentation og træning af medarbejdere
• Direkte support og håndtering af frustrationer
• Løbende kommunikation om procesændringer og deres formål

3. Projektledelse

• Problemløsning og leverandørkoordinering
• Sikre at vi overholdeler aftaler og tidsplaner
• Eventuelt udfordre leverandørers timeopgørelser og regninger

Udfordringer:

• Risiko for projektstop og eskalerende omkostninger
• Medarbejdertilfredshed kan falde markant da systemskifte ofte komplicerer daglige arbejdsgange
• Medarbejdere accepterer sjældent "bare" ledelsens beslutninger uden forståelse for formålet

Resultat: Velfungerende systemer med engagerede medarbejdere og overholdelse af budget og tidsplan